KTO UKRADŁ MÓJ CZAS…CZYLI KILKA PRAKTYCZNYCH RAD JAK RADZIĆ SOBIE ZE ZŁODZIEJAMI CZASU. Zarządzanie czasem w praktyce.

Wprowadzając w życie zasady gospodarowania czasem szybko zorientujesz się, które czynności zabierają Ci więcej czasu niż powinny. Są to tzw. “złodzieje czasu”. Istnieją dwa rodzaje “złodziei czasu” – wewnętrzni i zewnętrzni. Zewnętrzni “złodzieje czasu” to czynniki wokół Ciebie, które pochłaniają zbyt dużo czasu. Wewnętrzni “złodzieje czasu” wiążą się ze sposobem w jaki Ty zarządzasz czasem. Omówimy te dwa typy i sposoby na zredukowanie ich wpływu.

ZEWNĘTRZNI “ZŁODZIEJE CZASU”

  • Przerywanie
  • Rozmowy telefoniczne
  • Spotkania
  • Odszukiwanie informacji
  • Korespondencja
  1. Przerywanie

Często zdarza się, że jesteś zajęty ważną sprawą i nie możesz się na niej skupić, bo ciągle Ci ktoś przerywa, zadaje pytania, prosi o krótką rozmowę.

Aby się przed tym uchronić, możesz:

  • Ustalić godziny „pracy własnej”, w których nie można Ci przeszkadzać i poinformować
    o tym wszystkich (nie licz na to, że od razu wszyscy zrozumieją i przestaną Ci
    przerywać pracę, ale z czasem będzie coraz lepiej)
  • Być asertywnym. Przeproś i powiedz wprost, że jesteś teraz zajęty i zaproponuj
    przełożenie rozmowy na później.
  1. Rozmowy telefoniczne

  • Najbardziej radykalnym sposobem na zaoszczędzenie czasu jest po prostu wyłączenie
    telefonu na określony czas (oczywiście nie na wszystkich stanowiskach jest to możliwe)
    lub przełączenie telefonu na inną osobę.
  • Mniej radykalnym podejściem jest selekcjonowanie telefonów. Jeśli rozmowa nie jest
    priorytetowa możesz zaproponować rozmówcy, że sam do niego zadzwonisz później.
  • W przypadku rozmów wychodzących można je również usystematyzować. Ustal sobie
    czas, kiedy wykonasz kilka telefonów na raz i przygotuj się do nich (cel, dokumenty,
    dane). Możesz tez wykorzystać na telefony czas kiedy masz „dołek energetyczny”.
  • Zawsze decyduj kiedy i jak długo chcesz rozmawiać o danej sprawie.
  1. Spotkania

  • Przygotuj siebie i spotkanie tak, aby zawsze mieć na widoku cel spotkania. Pilnuj
  • Aby zebranie nie było stratą czasu, odpowiedz sobie na kilka pytań:
  • Czy zebranie jest niezbędne? Czy nie można załatwić tej sprawy telefonicznie,
    listownie lub w bezpośredniej rozmowie?
  • Co jest tematem i celem spotkania? Czy dla wszystkich uczestników zebrania jasny
    jest jego powód i cel?
  • Kto rzeczywiście musi uczestniczyć w spotkaniu, a kto może przygotować jedynie
    informacje lub uczestniczyć w części zebrania?

Czy  wyznaczony jest  czas trwania  zebrania?  Określona godzina  zakończenia
zdecydowanie sprzyja oszczędzaniu czasu.

  1. Odszukiwanie informacji

  • Utrzymywanie porządku w Twoich papierach zależy tylko od Ciebie. Używaj kosza na
    śmieci, systematycznie  “oczyszczaj” dokumentację.   Ustal  sposób  archiwizowania,
    czytelny dla Ciebie i osób z Tobą współpracujących. Na przykład może to być opisany
    segregator w  każdym sklepie,  gdzie  będą przechowywane  konkretne dokumenty
    według tej samej zasady.
  • Naczelną zasadą, która chroni przed utonięciem w papierach jest:

Zachowaj tą kartkę papieru tylko tak długo, jak jest to niezbędne.

  • Trzymając w ręku dowolny papierek możesz wybrać jedną z trzech możliwości:
  • Przeczytaj i podejmij działanie
  • Przeczytaj i zarchiwizuj
  • Przeczytaj i wyrzuć

Oczywiście nie do końca jest to realne, ponieważ nad wieloma dokumentami musisz pracować więcej niż raz. Chodzi o to, by zorganizować się tak, aby za każdym razem gdy bierzesz dokument do rąk, praca posuwała się do przodu, a nie była tylko przypomnieniem o co chodzi i ponownym odłożeniem na później.

  • Uprzątnięte biurko – zapobiega konieczności przeszukiwania stert kartek, w których
    leżą potrzebne dokumenty i przeglądania w  nieskończoność  nieistotnych w tym
    momencie papierów.
  1. Korespondencja

  • W ciągu dnia przeznacz czas na zajęcie się korespondencją listowna i  mailową.
    Odpowiadaj na listy tuż po ich przeczytaniu i przemyśl metodę postępowania. Kieruj się
    zasadą „Odpowiedz i zapomnij”, co oznacza, że po zapoznaniu się z korespondencją,
    załatw sprawę od razu (odpowiedz, zleć komuś, wyrzuć do kosza) – nie wracaj po raz
    drugi do załatwionej korespondencji.
  • Czytaj do końca, a nie „po łebkach” e-maile i załączniki.
  • Jeśli drogą mailową dostajesz  niepotrzebne informacje „do wiadomości”, poproś
    o skreślenie Cię z listy dystrybucyjnej.

WEWNĘTRZNI “ZŁODZIEJE CZASU”

  • Nieumiejętność odmawiania
  • Odkładanie spraw na później
  • Nierealistyczne planowanie czasu
  • Niezdecydowanie
  • Zła komunikacja z innymi
  • Brak dyscypliny
  1. Nieumiejętność mówienia „nie”

Przy świadomym rozróżnieniu zadań i czynności na te o priorytecie A – ważne i pilne, oraz aktywności D – nie ważne i nie pilne – nie powinno być kłopotów z mówieniem nie.

  • Zawsze daj sobie czas na podjęcie decyzji: nie zgadzaj się na coś ani nie podejmuj
    zobowiązań pochopnie.
  • Naucz się odmawiać w uzasadnionych sytuacjach.

Ale oczywiście nie namawiamy do odmawiania pomocy lub postawy „to do mnie nie należy”.

  1. Odkładanie spraw na później

Sposoby ograniczające nasze skłonności do odkładania spraw „na potem”:

  • Obserwuj siebie, a przede wszystkim to, jak wykorzystujesz swój czas. Zwróć uwagę na
    wszystko, czego unikasz  i  bezlitośnie zwalczaj  obawy powstrzymujące  Cię  przed
    działaniem.
  • Jeśli nie motywują Cię długofalowe cele, to planuj krótkie okresy czasu. Spróbuj te
    krótkie porcje czasu wykorzystać do zrobienia czegoś z czym zwlekałeś, a co przyniesie
    Ci zadowolenie.
  • Bądź bardziej aktywny. Przypomnij sobie lub znajdź własne sposoby pomagające
    wzbudzić w sobie energię. Bądź twórczy, podkręć Twoje tempo działania.
  • Wyznacz sobie konkretnie określoną porcję czasu np. dwa razy w tygodniu po 20 minut
    i przeznacz ją wyłącznie na to, z czym zwlekasz. Zapewne zdziwisz się, że tak mało
    czasu potrzeba Ci, aby załatwić wiele spraw, które odkładałeś.
  • Zacznij robić to, z czym zwlekałeś. Teraz! Istnieje szansa, że działanie „wciągnie” Cię,
    a cząstkowe efekty staną się motywacją do dalszego wysiłku.
  • Kiedy odkryjesz, że zwlekasz, natychmiast zadaj sobie pytanie: “Co najgorszego może
    się wydarzyć, jeśli zrobię to teraz?” Odpowiedź jest zwykle tak niegroźna, że pomoże Ci
    wziąć się do pracy.

 

  • Wyrzuć ze swego słownika zwroty „Mam nadzieję…”, „Gdyby tylko…”, „Być może…”,
    Jakoś to będzie…”, „Chciałbym…”. Zastąp je zwrotami: „Zrobię…”, „Pokieruję…”,
    „Chcę…”, „Potrafię…”
  • Nie rób wszystkiego „najlepiej jak można na świecie”. Perfekcjonizm męczy, przygnębia
    i wyniszcza. Zdecyduj, w jakim momencie należy zakończyć zadanie, aby niepotrzebnie
    nie przedłużać szlifowania nieistotnych szczegółów.
  1. Nierealistyczne planowanie czasu

  • Im lepiej znasz swoje kompetencje, tym jest to łatwiejsze. Możesz wtedy szybko ocenić
    ile zajmie Ci wykonanie danego zadania. Jeśli mimo to masz z tym problemy, spróbuj
    ocenić ilość czasu potrzebnego na czynności powtarzające się. Próbuj również ocenić
    ilość czasu potrzebnego na zadanie używając podziału na etapy realizacji. Planowanie
    będzie bardziej realistyczne, jeśli użyjesz takiego podziału.
  • Możesz też sprawdzić jak pewne zadania robią inni i ile zajmuje im to czasu. Pracując
    nad doskonaleniem metod  planowania możesz wykorzystać doświadczenia swoich
    kolegów.
  1. Niezdecydowanie

Zła decyzja, może być często lepsza niż brak jakiejkolwiek decyzji. Ustal limity czasowe do kiedy masz podjąć decyzję. Traktuj pomyłki jako doświadczenie.

  1. Zła komunikacja z innymi

  • Większość zadań wykonujemy we współpracy z innymi, wiele zależy od komunikacji.
    Dlatego zachowaj otwartą, uprzejmą postawę w kontaktach z innymi. A przede
    wszystkim staraj się zrozumieć oraz być zrozumiałym dla innych. Kiedy udzielasz
    informacji, dokładnie przygotuj to co masz do zakomunikowania.  Kiedy odbierasz
    informacje   słuchaj  aktywnie   –   utrzymuj  kontakt   wzrokowy,   zadawaj  pytania,
  • Dbaj o przepływ informacji tak, aby wszystkie istotne informacje (nie za mało i nie za
    dużo) dotarły do właściwych osób na czas.
  • Niektóre informacje powinny być przekazane lub potwierdzone w formie pisemnej,
    masz wtedy pewność, że dwie strony umówiły się na to samo.
  1. Brak dyscypliny

Jeśli masz problemy z samodyscypliną, to ciekawe czy wiesz dlaczego tak jest. Czy to co robisz jest już nieciekawe, czy może trudno Ci sobie wyobrazić satysfakcję z zakończenia zadania, czy też może masz złe nawyki, odrywające Cię od pracy? W zależności od odpowiedzi musisz podjąć inne działania. Konieczne może się okazać przeanalizowanie swojego sposobu gospodarowania czasem i znalezienie słabych punktów. Uważne przeczytanie materiałów i udział w szkoleniu pomoże Ci w tym.

Zapraszamy na profesjonalne szkolenia z zarządzanie czasem.